Astuces pour mieux gérer les archives d’entreprise

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À partir d’une certaine année d’exercice, les entreprises sont contraintes de passer par un archivage numérique pour éviter que des tonnes de papier s’amoncellent dans les bureaux. Pour les firmes de grandes tailles, cela peut être très long. Mais, il existe des phases par lesquelles il faut que la société passe pour qu’elle le réussisse.

Aménager une salle dédiée aux archives

Avant de devoir utiliser un destructeur de documents, il faut bien une certaine organisation pour réussir un archivage des documents en version numérique. La première chose à faire pour réduire considérablement le nombre de documents s’entassant dans les bureaux, il faut une salle dédiée aux archives. Avant même la numérisation, toute entreprise doit savoir ranger, classer et conserver ses papiers. Pour ce faire, l’aménagement d’une pièce doit être fait dans les règles de l’art.

Cette pièce qui sera dédiée aux archives doit être un local sec dans la mesure où on y stockera des documents. S’il y a de l’humidité, les papiers moisiront. Le plancher doit être aussi assez solide pour supporter d’énormes charges, notamment plusieurs rangées d’étagères avec des piles de documents. La pièce doit être uniquement destinée pour l’archivage. L’éclairage doit être également suffisant et il faut un chauffage qui puisse retirer toute infime trace d’humidité. En dernier lieu, il est important que la salle soit verrouillée et que l’accès soit règlementé.

Structurer les archives

Après l’aménagement de la salle, pour y installer les archives, il faut structurer les documents de sorte qu’ils soient faciles à retrouver s’ils doivent être consultés avant leur numérisation. De plus, une structuration des papiers permet d’organiser à l’avance les versions numériques des documents papier.

La méthode classique consiste à classer les archives par année. Les documents récents doivent être facilement accessibles et ceux qui datent et qui peuvent ne plus servir peuvent être placés en hauteur.

Dans la structuration, il est aussi conseillé d’utiliser des classeurs avec des index alphabétiques et des couleurs différentes. Par exemple, l’usage de classeurs d’une même couleur permet de structurer des archives de même type. Cela facilite l’identification des documents à rechercher lorsque quelqu’un souhaite consulter certaines archives.

Numériser les archives

Dès que certains documents ont été structurés, il est possible de commencer la numérisation des documents. Pour les grandes entreprises, cette procédure peut durer quelques années et nécessite le recrutement de personnes qualifiées pour sa réalisation. Mais, la numérisation ne peut commencer que si les étapes précédentes n’ont pas été réalisées. Il faut en effet une certaine organisation pour la réussir proprement et pour faciliter la recherche des archives.

Détruire les archives

Une fois que la numérisation a débuté, des tas de documents sont désormais inutiles. Il faut savoir que les archives en passe de numérisation ont un calendrier de conservation des documents. Si la durée de conservation est expirée, il est nécessaire de commencer la destruction des archives.

Généralement, l’opération peut se faire en interne en utilisant plusieurs destructeurs de documents. Mais cela peut être chronophage sans oublier que cela nécessite de la main-d’œuvre. La solution pratique est de faire appel à une entreprise spécialisée dans la destruction de documents. Et si le volume de papier est très important, vaut recourir à cette alternative, qui est certes coûteuse, mais rapide.

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