La dématérialisation des documents est une évolution positive !

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De nos jours, presque tous les échanges de documents ou d’informations sont dématérialisés. Les gens accordent maintenant plus d’importance au format électronique et aux différents canaux de diffusion pour se simplifier la vie. Par conséquent, presque tous les documents administratifs, fiscaux, financiers, commerciaux et même comptables sont assujettis à cette dématérialisation. À titre d’illustration, les entreprises communiquent leurs factures clients et leurs factures fournisseurs par voie dématérialisée, tout comme les entrepreneurs qui n’utilisent plus de papier pour envoyer leurs déclarations d’impôts, de TVA ou de cotisations sociales. Et il y a lieu de noter que les systèmes utilisés pour transférer les données informatisées sont : l’EDI, l’EFI, le PDF et le TDFC.

Les points forts de la dématérialisation des documents

En appliquant la technique du zéro papier, la dématérialisation des documents s’offre comme une meilleure solution pour faciliter la vie à tout le monde. Non seulement, il réduit l’empreinte écologique mais il permet aussi de minimiser les coûts et les délais. Certains pensent que c’est une évolution négative, pourtant les résultats ont prouvé que la dématérialisation encourage les gens à être plus productifs et plus réactifs. Justement, grâce à ce système, on n’a plus besoin de se déplacer pour préparer ou pour déposer des dossiers. De plus, de nombreux logiciels, applications et supports sont à notre disposition pour réaliser automatiquement le travail à notre place. Parmi ces derniers, on peut citer par exemple : le logiciel d’archivage et le logiciel de numérisation. Sans parler du fait que cette dématérialisation de documents réduit le nombre de tâches que l’on doit effectuer vu qu’on n’a plus besoin de faire des classements de papiers, de déplacer des cartons, de remplir tout un meuble de rangement ou d’archiver les anciens dossiers. Ce qui libère en même temps plus d’espace dans nos bureaux et ce qui peut nous éviter les désordres.

Les étapes de la mise en place d’un système d’archivage électronique

Pour entrer dans le système d’archivage électronique (SAE) et pour conserver les documents dans un aspect lisible et intègre, quelques procédures doivent être entamées par chaque organisation. Tout d’abord, il y a lieu de réfléchir sur les types de documents qui sont à archiver ainsi que de leur valeur juridique. Ensuite, il faut choisir le type de support qui va accueillir les données. En général, il peut s’agir soit d’un archivage en ligne, soit d’un archivage avec des supports amovibles. Cependant, il convient de souligner que l’objectif est ici de bien sécuriser les informations contenues dans les documents pour garder leur confidentialité. Et pour être dans les normes, le système d’archivage électronique doit être basé sur le cahier de charges qui est un matériel ou un logiciel informatique doté d’un volet organisationnel à usage interne ou à usage externe. L’étape suivante consiste à tenir compte des réponses et du choix des prestataires afin de pouvoir collaborer avec eux sur le long terme. Et pour pouvoir tester la conformité du système d’archivage électronique, il est conseillé de ne pas tout de suite consacrer tous les services ou tous les documents, il faut plutôt commencer par quelques-uns seulement. Le suivi du système d’archivage électronique est mené par le comité de pilotage pluridisciplinaire, c’est pour cette raison que toute nouvelle implémentation fait l’objet d’un audit de conformité initial. Enfin, la dernière étape consiste à migrer tous les documents qui ont été archivés depuis plus de cinq ans afin d’éviter toutes pertes d’informations ou encore afin de pouvoir mettre à jour le système.

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